会計データ保存年数と監査対応の基本知識
miranexus_adminはじめに
メキシコで事業を行う企業にとって、会計データの保存は税務当局（SAT）対応の基盤です。税務法（Código Fiscal de la Federación：CFF）は、帳簿・証憑を原則一定期間保存することを義務づけています。本記事は保存年数と監査（auditoría）対応の基本ポイントを整理します。
サマリー
- 保存年限： 会計帳簿・財務諸表・CFDI（電子請求書XML）は原則5年、未解決の税務・訴訟等が関係する場合は最大10年（CFF第30条）。
- 提出形式： SATには電子形式（例：XML、XBRL等）で提示・提出（CFF第31条）。
- 実務： クラウド＋外部媒体の二重保存と、年度・税目別のフォルダ整理で即時提示体制を構築。
詳細
1) 保存対象と期間（Plazo de conservación）
仕訳帳・総勘定元帳・財務諸表・CFDI（XML＋PDF）・給与関連台帳等を最低5年間保存。争訟・更正決定の可能性、繰越税務効果等が残る場合は10年間を目安に延長管理（CFF第30条）。
2) 電子提出の前提（Entrega electrónica）
CFF第31条により、SATへの提出・提示は電子データが前提。会計システムからエクスポートした帳簿データ、CFDIのXML、必要に応じてXBRL等での管理・提出を想定します。
3) 監査対応の基本運用（Operación práctica）
- 即時提示： 年度別／税目別（ISR／IVA／給与）にフォルダを分け、要求に応じてすぐ出せる状態に。
- 二重保存： クラウド（例：Google Drive）と外部媒体（外付けSSD等）で冗長化。
- CFDI管理： 仕入・売上のXMLとPDFを紐づけ、月次で検証（conciliación）。
4) 保存対象データの整理（Organización de datos a conservar）
| 保存対象 | 保存年限 | 保存形式 | 担当部門 |
|---|---|---|---|
| 会計帳簿・仕訳帳 | 5年 | 電子／紙 | 経理部 |
| CFDI（電子請求書） | 5年 | XML＋PDF | 経理部 |
| 移転価格文書 | 10年 | 電子 | 税務部 |
| 労務関連帳簿 | 10年 | 紙／電子 | 人事労務 |
| 銀行明細・契約書 | 5年 | 紙／電子 | 経理・法務 |
誤解と正しい理解
- 誤解： 紙の請求書だけ保存しておけば十分。
正解： 要求の中心は電子データ（XML等）。紙は補助（CFF第31条）。 - 誤解： 5年経過ならすぐ廃棄できる。
正解： 争訟・更正の可能性があれば最大10年の保存が安全（CFF第30条）。 - 誤解： クラウド保存だけで十分。
正解： 調査時の即時提示・災害対策のため、クラウド＋外部媒体の二重保存が望ましい。
チェックリスト
- □ 帳簿・CFDI（XML＋PDF）を原則5年、必要に応じて10年保存しているか？（CFF第30条）
- □ SAT提示用に電子形式で整理しているか？（CFF第31条）
- □ クラウド＋外部媒体の二重保存を実施しているか？
- □ 年度／税目別の監査対応フォルダを整備し、即時提示できるか？
まとめ
会計データ保存は、SAT監査を見据えた電子データ前提の運用が鍵です。5年（状況により10年）の保存基準を守り、クラウドと外部媒体の二重保存、年度・税目別のフォルダ整備で即時提示が可能な体制をつくりましょう。
本記事は、『日系企業が安心してメキシコで事業を展開できるための知識基盤』を目的に作成しています。今後も実務に役立つ情報を発信してまいります。
関連記事：
リソース：
- CFF第30条（保存義務）／CFF第31条（電子提出）
- SAT公式サイト
